第一章 总则

第一条 为规范山东省高等学校图书情报工作委员会活动与会议档案管理工作，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务和推进山东省高等学校图书馆事业发展，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省重大活动档案管理办法》等法律规定，制定本办法。

第二条 本办法所称山东省高等学校图书情报工作委员会(以下简称山东省高校图工委)活动和会议，是指由山东省高校图工委组织的各类会议、学术交流和比赛等活动。

第三条 本办法所称活动与会议档案，是指山东省高校图工委组织活动、会议等直接形成的对山东省高校、山东省高校图工委和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。

第四条 活动与会议档案管理工作应当遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理的原则。

第二章 工作职责

第五条 山东省高校图工委统筹协调活动与会议档案管理工作，研究解决档案工作的重大问题，并进行监督和指导。

第六条 档案主管单位负责山东省高校图工委活动与会议档案建设和管理工作，制定可行性方案，编制目录索引，建立工作清单，并进行监督和指导。负责活动与会议档案接收征集、整理、集中保管、编研开发并提供利用。

第七条 活动与会议的主办、承办单位，或者专门设立的临时机构（以下统称责任单位）负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案主管单位移交。

第八条 负责档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密。

第三章 管理要求

第九条 活动与会议档案工作实行清单管理制度。档案主管单位应当定期发布活动与会议档案工作清单，监督指导责任单位及时完整移交相关档案。

第十条 责任单位应当制定活动与会议档案工作方案，明确负责部门和人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料。

第十一条 责任单位应当将活动与会议中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：

（一）活动类，包括请示、批复、活动方案、计划、日程安排、领导讲话、简报、总结、宣传报道、纪念册等各种纸质文件材料及其电子文件；

会议类，包括会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等各种纸质文件材料及其电子文件；

（二）记录活动或会议的录音带、录像带、光盘、照片（含电子版）和实物及其文字说明材料；

（三）与活动或会议相关的网页信息、社交媒体信息等；

（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等；

（五）其他具有参考与保存价值的材料等。

第十二条 归档文件的整理应尊重文件材料形成规律，根据文件价值确定保管期限，档案保管期限分为永久和定期，定期一般为30年和10年。

第十三条 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十四条 责任部门应当按照相应门类档案整理规则对活动与会议文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。

活动与会议档案不论是否设立专题进行管理，都应当建立专题目录。

第十五条 责任单位应当在活动与会议工作结束60日内，按照档案管理要求将相关材料移交档案主管单位，并填写山东省高等学校图书情报工作委员会活动与会议档案管理登记表。责任单位为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向有关主管单位或档案主管单位移交档案。

第四章 档案的利用与开发

第十六条 档案主管单位和责任单位应当通过编制检索工具、建立检索系统、建设信息共享平台等方式，为活动与会议档案利用创造条件。

第十七条 档案主管部门应当积极推进利用工作，按照国家规定向单位或个人提供档案利用。责任部门利用已移交档案的，档案主管部门应当予以优先保证。

责任部门保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准。

第十八条 档案主管部门和责任部门应当加大对活动与会议档案资源开发力度，通过档案编研、陈列展览等形式，充分发挥档案价值，并为活动与会议举办提供决策参考。

第五章 附则

第十九条 本办法由山东省高校图工委负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起施行。